借力AI自动化，实现每周工作提示零操作生成

# 借力AI自动化，实现每周工作提示“零操作”生成

一、需求背景

作为一名教育管理者，每周需要向各处室、各级部发布下一周的工作提示，汇总各部门重点工作安排。过去这项工作需要人工收集信息、整理排版、逐级下发，耗时耗力且容易遗漏。能否让AI助手自动完成这项周期性任务？答案是肯定的。

二、实施过程

第一步：明确需求与数据来源

首先梳理了工作提示的核心要素：

- 时间范围：每周六自动生成下一周（周一至周日）的工作安排

- 内容来源：IMA个人知识库中存储的学校工作计划、党总支会议纪要、年级工作手册等文件

- 输出格式：DOCX文档，符合党政机关公文排版标准（GB/T 9704-2012）

- 交付方式：文件既要保存到电脑桌面，又要推送到微信小程序方便随时查阅

知识库中涉及的关键文件夹包括： 各处室学期工作计划、年级总结、联考分析 、宣传材料、 2026年工作管理手册、上级文件等 。

第二步：创建自动化任务

在WorkBuddy平台创建自动化定时任务，配置如下：

- 任务名称：每周工作提示

- 执行周期：每周六上午9:00自动触发

- 有效期：2026年5月13日至7月14日（覆盖高考前后各阶段）

- 数据获取：自动从IMA知识库提取对应时间段的工作安排

- AI模型：自动选择最优模型

自动化任务的Prompt核心指令包括：

1. 从IMA知识库指定文件夹中提取下一周的工作安排

2. 按处室/级部分类汇总

3. 生成符合国标排版的DOCX文档

4. 文件保存到桌面和工作区两个位置

第三步：首次执行与验证

2026年5月16日（周六），自动化任务首次成功执行，生成了《2026年5月18日至24日工作周提示。docx》文档，文件自动保存到电脑桌面。

第四步：优化迭代

根据实际使用反馈，对自动化任务进行了迭代优化：

- 双渠道交付：提出“小程序发一份，电脑桌面也生成一份”的需求，更新了任务配置，实现桌面+微信双通道同步交付

- 文件命名规范：统一为“XX学校2026年第X周（M月D日-M月D日）重点工作提示。docx”

三、最终效果

经过配置，整个工作流程实现了完全自动化：

每周六 9:00 ──触发──→ AI读取IMA知识库 ──→ 智能汇总各部门工作安排

──→ 生成国标DOCX文档 ──→ 保存桌面 ──→ 推送微信小程序

从“人工收集－整理－排版－下发”变为“全自动生成－双渠道推送”，整个过程中无需任何人工操作，管理者每周六早上就能在微信和电脑上同时收到格式规范、内容完整的工作提示文档。

四、经验总结

1. 知识库是基础：平时将有价值的学校文件、工作计划、会议纪要等有序存入IMA知识库，AI才能在需要时精准提取信息

2. 格式规范要固化：提前确定公文排版标准并写入AI记忆，确保每次生成的文档格式一致、符合要求

3. 小步快跑、逐步完善：先手动生成验证效果，再配置自动化，最后根据实际反馈持续优化

4. 双渠道交付提升体验：文件同时推送到桌面和手机端，兼顾办公场景和移动场景，做到随时可查可用。

2026年5月18日