用 WorkBuddy 搭建个人效率工作流

从文件整理到自动化办公的实战笔记

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折腾了两周，把 WorkBuddy 从“偶尔用用的 AI 工具”变成了每天打开的第一个软件。这篇文章记录我是怎么一步步把它用起来的，踩过哪些坑，最后怎么省下大量重复劳动的。

前言：为什么开始用 WorkBuddy

说起来有点不好意思，最开始用 WorkBuddy 纯粹是因为懒。

我是一个习惯把文件随手丢桌面上的人，时间一长，桌面就变成了“考古现场”——上周的方案、上个月的截图、不知道哪天存的发票，全堆在一起。每次找文件都得用搜索，搜不到就重新做一份，效率低到自己都看不下去了。

后来在社区看到有人推荐 WorkBuddy，说可以让 AI 帮忙整理文件、写文档、跑脚本，就抱着试试看的心态装了。

结果一不小心，就用到现在。

一、第一件事：让 WorkBuddy 帮我整理文件

我的需求

我的桌面通常长这样：

· 各种 .docx、.xlsx、.pdf 混在一起

· 截图命名都是“微信图片_20260xxx”这种格式

· 临时下载的安装包、压缩包随手丢在 Downloads 里

· 有些文件夹明明内容过时了，但不敢删

我是怎么做的

打开 WorkBuddy 对话框，直接跟它说：

帮我扫描一下桌面，把文件按类型分类列出来，别动文件，先让我看看

这里有个关键点：一定要加“别动文件，先让我看看”这句话。

WorkBuddy 默认不会乱删你的文件，但你明确说“先扫描不动手”会更保险。它会帮你列出一份清单，类似这样：

看完清单之后，我再让它帮我整理：

帮我把 Word 文档移到“文档/工作”文件夹，Excel 移到“文档/表格”，图片按日期建子文件夹归类

它就会一步步执行，每移动一批还会跟我确认。

踩过的坑

1. 不要一次性让它处理太多文件。有一次我让它一次性整理 200 多个文件，中途出了个路径错误，排查了半天。后来改成每次 30-50 个文件分批处理，稳多了。

2. Windows 中文路径要小心。WorkBuddy 在处理中文文件名时偶尔会遇到编码问题，如果发现文件名乱码，让它用绝对路径操作就好。

3. 重要文件先备份。虽然 WorkBuddy 有安全机制不会直接删除文件，但养成备份习惯总没错。

二、第二件事：用 WorkBuddy 写文档和报告

这是我现在用得最多的功能。

场景一：周报自动化

以前写周报的流程是：翻聊天记录 → 翻邮件 → 翻日历 → 拼凑成一段话 → 改格式 → 发送。整个过程至少半小时。

现在的流程是：打开 WorkBuddy，告诉它这周做了什么（随便说，不用组织语言），让它帮我整理成周报。比如我会这么说：

这周主要做了三件事：1. 跟客户A对接了二期需求，整理了需求文档；2. 修复了线上登录的bug，原因是token过期没处理；3. 参加了周三的技术评审。帮我整理成周报，分“本周完成”“遇到的问题”“下周计划”三块

它会直接生成一份格式清晰的周报，我再微调一下就能用了。整个过程不到 5 分钟。

场景二：技术文档撰写

写技术文档最烦的不是内容本身，而是排版。标题层级、代码块格式、表格对齐……光是搞格式就能花掉一半时间。

用 WorkBuddy 的好处是，我可以直接用对话的方式把内容“说”出来，让它帮忙组织成结构化文档。比如：

帮我写一个 API 接口文档的模板，包含接口名称、请求方式、参数说明、返回示例、错误码这几部分，用 Markdown 格式

它会生成标准的 Markdown 文档，我只需要把具体内容填进去就行。

场景三：Excel 数据处理

这个真的是救星。我之前有一份销售数据表，3000 多行，需要按地区汇总、做透视表、还要画图表。

我不会写 Python，也不会用 Excel 的高级函数。但我可以跟 WorkBuddy 说：

帮我分析这份 Excel，按地区汇总销售额，做一个透视表，再画个柱状图

它直接帮我处理好了，还把结果导成了新的 Excel 文件。整个过程我连公式都没碰。

三、第三件事：搭建自动化工作流

这是进阶玩法，也是我觉得最有价值的部分。

什么是自动化

WorkBuddy 支持设置定时任务（他们叫“自动化”）。简单说就是：你可以设定一个时间规则，让它定期自动执行某个任务。

我设置的几个自动化

1. 每天早上 9 点整理昨天的工作记录

提示词：帮我查看昨天的工作文件，整理一份今日待办清单，写到工作日志里

每天早上打开电脑，WorkBuddy 已经帮我把昨天的文件梳理好了，直接看清单就行。

2. 每周五下午 5 点生成周报草稿

提示词：帮我汇总本周的工作内容，生成周报草稿，保存到“文档/周报”文件夹

周五下班前不用再加班赶周报了。

3. 每月 1 号统计上月文件使用情况

提示词：帮我扫描工作目录，统计上个月新建和修改的文件数量，按类型分类，生成一份月度文件报告

方便我做月度复盘。

设置方法

在 WorkBuddy 里直接跟它说就行，比如：

帮我创建一个自动化任务，每周五下午5点，自动生成周报草稿

它会帮你配置好时间规则和任务内容，你确认一下就生效了。

四、一些实用小技巧

1. 专家模式

WorkBuddy 有“专家”功能，可以切换不同领域的专家角色。比如写营销文案的时候切换到内容创作专家，写代码的时候用通用模式。

我平时写技术文档用默认模式，写公众号文章就切换到内容创作专家，效果差别很明显——专家模式写出来的文案更有“网感”，不会像机器生成的。

2. 善用文件预览

WorkBuddy 生成的 HTML 文件会自动在面板里预览，你可以直接看到排版效果，不满意随时让它改。比那种“生成完了发个文件给你下载”的体验好太多了。

3. 对话历史可以搜索

这个功能我后来才发现。在对话里搜关键词，可以翻出之前讨论过的内容。有时候我忘了之前让它写过什么文档，直接搜一下就找到了。

4. 多文件批量处理

如果你有多个文件需要处理，不用一个个发，可以一次性把需求说完：

帮我检查“文档”文件夹下所有 Word 文件的格式，统一标题层级，修正乱码

它会批量处理，效率比手动一个个改高太多了。

五、效果和感受

用了两周之后，我粗略算了一下：

每周大概能省下 4-5 小时的重复劳动时间。

更重要的是，以前那些“懒得做但应该做”的事情（比如定期整理文件、写工作日志），现在因为成本降低了，反而开始坚持做了。

这大概就是好工具的意义——不是帮你做你做不到的事，而是让你愿意做你应该做的事。

写在最后

这篇文章不是什么高深的技术教程，就是记录一下我这两周的使用经历。

如果你也在被重复性的文件整理、文档撰写、数据处理折磨，可以试试 WorkBuddy。不用一上来就搞什么复杂的自动化，先从最简单的“帮我整理一下桌面”开始，慢慢你就会发现越来越多可以交给它的活。

有什么问题欢迎在评论区交流，我也会持续更新这个系列的使用笔记。

本文为个人使用体验分享，不涉及任何商业推广。