
 一、每月 3 号之前，我得把三张表拼成一份月报

我是 SMT 车间的设备主管。每个月有一件事躲不掉——出设备管理月报。

内容其实固定得可以背出来。麻烦的是数据分散在三个文件里，而月报要的是把它们拼成一份能直接发出去的文档。

以前我的做法：先把台账里的数字抄进 Word，再把停机记录导出来手工分类，再翻保养台账一项一项数完成率。三份抄完差不多 40 分钟，抄完还得检查一遍——数字对不上，主管会当场问回来。

最难受的是结构每月一样、数字全换。我试过做Word 模板，用 Ctrl+C / Ctrl+V 替换数字，结果还是得逐段读一遍确认上下文。因为上个月的表述不一定适用于这个月，上月写"贴片机 A 待换 Feeder"，这个月可能已经换了。

所以这次我换个做法：**拼接交给工具，判断和润色留给自己。**

 二、先把月报骨架写死，再喂数据

第一次用工具时我偷懒了，直接把三份 Excel 丢进去说"帮我写月报"。出来的结构是通的，通顺、有模有样，但全是套话——"本月设备运行总体平稳，无重大异常"，领导看一眼就知道是废话。

这次我先把骨架写死。在纸上列了六段，顺序固定：

1. 本月设备概况（台数、类别、运行小时、产量）
2. 停机数据分析（总停机时长、TOP3 停机设备、原因分类占比）
3. 保养完成情况（应做 / 实做 / 完成率 / 未完成项）
4. 异常与风险（本月新出现的、没关闭的老问题）
5. 下月重点工作
6. 需上级协调事项

骨架定下来之后我才发现，拼接这件事的难点其实就三个，都必须在提示词里交代清楚：

- **口径**：停机时长怎么算（跨班次怎么算）、完成率的分母是什么（按计划条数还是按设备台数）
- **归类**：停机记录里"机台报警""换料""等料""设备故障"混在一起，谁归谁
- **边界**：哪些数据不该出现在月报里（太细的故障日志、客户名、单价）

这三点交代清楚，剩下的就是体力活了。

 三、分步实操

 第 1 步：先让它报数据，别急着让它写月报

把台账、停机记录、保养台账三份 Excel 一起给它。提示词原文：

```
我上传了三份 Excel，分别是设备台账、停机记录表、保养台账。

先不要写任何月报文字。先做三件事：

1. 分别告诉我每份表有哪些列、每列的数据类型（比如"运行小时"是数字还是文本），以及每份表有多少行数据。
2. 列出三份表之间可以关联的字段。特别注意：设备编号在台账里可能是"CPA-01"这样的格式，在停机记录里可能写成"1号贴片机"，请把每一种写法都列出来，标出哪些能直接对应、哪些需要我确认。
3. 指出数据里的脏东西：空值、格式不一致的日期、同一个设备名称的不同写法、明显异常的值（比如运行小时是负数或者超过 8000）。

先给结论和清单，不要动笔写月报。
```

这一步别省。我原来想省掉直接写月报，结果它自己猜了设备编号的对应关系，猜错了两台，后面的停机数据全挂到了错的设备上。**让它先报告、再动手，能省掉一轮返工。**

 第 2 步：确认口径，再让它生成月报正文

拿到清单后，我把关键确认点回给它，然后要求出月报。提示词原文：

```
确认几点，然后按我给的六段结构生成设备管理月报正文，用 Markdown 输出。

确认事项：
1. 停机时长：跨班次的停机按实际发生的小时数算，不按班次算。
2. 保养完成率的分母 = 本月计划保养条数（不是设备台数）。
3. 停机原因只保留这六类，其余归入"其他"：设备故障、换料/调机、待料、异常停机、工艺问题、人为操作。
4. 不要输出任何单价、供应商名称、客户名称。

正文结构（顺序不能变，每段都要有具体数字支撑）：
一、本月设备概况
二、停机数据分析
三、保养完成情况
四、异常与风险
五、下月重点工作
六、需上级协调事项

写作要求：
- 每段先给数据，再给一句判断。不要写"运行总体平稳"这种没有数字支撑的结论。
- 停机分析里必须点出停机时长 TOP3 的设备编号和它的主要故障模式。
- 保养未完成项要逐条列出，不要只给一个完成率数字。
- "下月重点工作"从本月异常和未完成项里推导，不要凭空写。
- 全文不要用"赋能""闭环""抓手"这类词，写成车间里能直接读懂的话。
```

**"每段先给数据，再给一句判断"这句是关键。** 加上之后，"加强设备管理""提高稼动率"基本消失了。

 第 3 步：让它出表格，文字我改成自己的话

月报里的数据表格（比如各设备停机时长排行）单独让它出一份 Markdown 表格，方便我直接粘进 Excel 做图。提示词原文：

```
基于刚才的月报，再单独输出三份数据表格，用 Markdown 表格格式：

表一：各设备本月停机时长排行（设备编号、设备名称、停机次数、总停机小时、平均单次时长、占比），按总停机小时降序。
表二：停机原因分类统计（原因类别、次数、总小时、占比、平均单次时长）。
表三：本月未完成保养项明细（设备编号、保养项名称、计划日期、责任人、未完成原因）。

表格里不要加合计行以外的任何修饰性文字。
```

拿到结果我做两件事：表格数据粘进 Excel 画一张停机时长柱状图；文字部分自己过一遍，改成我平时说话的样子。这一步不能省——**月报要署我名字发出去，措辞必须是我自己的。**

 四、踩了六个人的坑

**1. 设备编号写法不统一，最耗时间。** 停机记录表的设备字段，我厂里有四种写法："CPA-01"、"1号贴片机"、"CP-01（贴片）"，还有人手写的"贴片A"。同一台机器四年前就有人这么叫，这么写，到现在没人改过。工具能看出"大概率是同一台"，但不敢自己定。最后我打印了一张对照表拿到产线，跟三个班长一个个确认，花了 40 分钟。**这个动作不要省，也别指望工具猜。**

**2. 完成率的分母我一开始给错了。** 第一版提示词里我写"保养完成率 = 完成条数 / 设备台数"，结果一台设备本月有 8 个保养项，出来完成率全是 300%。改成"分母 = 本月计划保养条数"才对。**分母口径永远自己定死，别让工具替你定。**

**3. "计划保养日期"跨月算哪个月，差得很远。** 一台设备的季度保养计划日期是 1 号，实际拖到 3 号才做——这一条该算 2 月的未完成项还是 3 月的？我用了最笨的办法：在提示词里直接写死"计划日期落在本月即计入本月"。实际做管理报表，这种口径本来就该车间自己定，不存在工具能替你定的"正确答案"。

**4. 空值被当成 0，图表会骗人。** 停机记录表里有几行只填了日期没填原因没填时长。工具默认按 0 处理直接出图，那几个 0 让趋势线看起来毫无波澜。我后来在提示词里补了一句："缺失值单独列成'未填写'，不要按 0 计入统计。"补完之后才发现，本月有 11 条记录的原因没填——这个数字本身就值得写进月报。

**5. 它给的"判断"必须重读。** 它很爱写"建议加强日常点检""定期维护保养"这类正确的废话。有一版甚至把"需上级协调事项"写成"希望领导给更多预算"。这些我全删了。月报里的"需协调事项"必须是我真需要上级拍板的事——某台设备等配件等了三周、想把保养时间从夜班挪到白班。这类细节工具不知道，只能我自己填。

**6. 数据都在，拼起来之后还得看一遍逻辑。** 有一次它把"设备总数"和"本月新增设备"算重复了，概况段写"共 24 台"，明细加起来是 26 台。这种错不在单个数据里，在数据之间的勾稽关系上。**工具不会替你做勾稽自检，这一步只能人做。**

 五、效果对比

| 环节 | 手工做 | 现在做 | 变化 |
|---|---|---|---|
| 数据收集与抄录 | 约 40 分钟 | 约 0 分钟 | 不用抄了，只做核对 |
| 停机原因分类 | 手工归类，容易漏 | 自动分六类 | 归类口径统一了 |
| 保养完成率计算 | 手动数条数 | 按计划条数自动算 | 口径固定不漂 |
| 月报文字 | 自己从零写 | 出初稿后改写 | 省掉搭结构的时间 |
| 月报整体耗时 | 约 2.5 小时 | 约 40 分钟 | 主要是核对和改措辞 |
| 口径一致性 | 每次都可能不一样 | 每次都一样 | 这才是我真正想要的 |


 六、可复用片段

下面几段我每次写提示词都会用到，按需取用。

**月报骨架（换月份不用换）**

```
本次月报固定六段，顺序不可调整：一、设备概况；二、停机数据分析；三、保养完成情况；四、异常与风险；五、下月重点工作；六、需上级协调事项。
```

**数据脏值自查（每次必带）**

```
在计算之前，先列出所有缺失值、超范围值和格式不统一的字段，缺失值不要按 0 处理，单独标注为"未填写"。
```

**防套话**

```
每一段必须先给具体数字，再给判断。禁止出现没有数据支撑的结论性表述，禁止使用"赋能""闭环""抓手"等管理术语。
```

**口径确认模板**

```
本次统计口径：{时间范围}；停机时长按实际小时计；保养完成率分母 = {X}；边界规则 = {X}；不纳入月报的字段 = {X}。
```

**人工复核清单（我会让工具先跑一遍，再自己确认）**

```
请自查并列出：1) 各段数字之间是否勾稽一致；2) 概况里的台数与明细表台数是否吻合；3) 占比之和是否为 100%；4) 有多少条原始记录因缺失被排除。
```

---

写下来最大的感受不是快了多少，是**口径这个东西终于固定下来了**。以前每月重算一遍完成率，每次算法可能都不一样，跟别人对数的时候经常对不上。现在把口径写进提示词，每个月照抄一遍，同一个数字每个月都能对上。

下一步我打算把月报里的停机数据接到上一篇讲的停机贡献榜上，让"哪台设备该换"这个结论能从月报里直接读出来，不用再单独算一遍。

内容其实固定得可以背出来。麻烦的是数据分散在三个文件里，而月报要的是把它们拼成一份能直接发出去的文档。

#WorkBuddy# SMT设备月报：三份表自动拼成一份

设备主管每月躲不掉的事是出月报。台账、停机记录、保养台账三份数据在三个文件里，要拼成一份能直接发出去的文档。以前抄完40 分钟还得逐段核对。下面是用 WorkBuddy 把三份表自动拼成一份月报的完整流程。

开发工具

职业发展

后端

将三份Excel数据按固定六段结构自动生成设备管理月报，统一停机时长与保养完成率计算口径，自动分类六类停机原因，输出数据表格并支持人工核对逻辑一致性，月报制作时间从2.5小时缩短至40分钟。

数据分析

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